1. Chi tratta i tuoi dati
easyRisto è un servizio di EASYLOOP S.R.L., con sede legale in Via Pierino Negrotto Cambiaso 237, 16159 Genova (GE), C.F. e P.IVA 03099880993, REA GE-532986.
Per qualunque questione riguardante i dati personali puoi scrivere a info@easyloop.cloud, oppure via PEC a easyloop@pec.cloud.
2. Titolare e responsabile: chi fa cosa
easyRisto è uno strumento di lavoro che il locale (ristorante, bar, pizzeria, sagra) usa per prendere le comande, incassare, tenere le prenotazioni e il magazzino. Per tutto ciò che viene inserito nel servizio — ordini, conti, documenti fiscali, prenotazioni, anagrafiche dei clienti, dati degli operatori che ci lavorano — il titolare del trattamento è il locale, che decide cosa registrare e chi può accedervi.
EASYLOOP S.R.L. agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR: ospita e fa funzionare il servizio per conto del locale, secondo le sue istruzioni, e non usa quei dati per finalità proprie. Se sei un dipendente e vuoi esercitare i tuoi diritti, il primo interlocutore è il tuo datore di lavoro; se sei un cliente del locale, lo è il locale stesso. Se scrivi direttamente a noi, giriamo la richiesta a chi di dovere.
EASYLOOP S.R.L. è invece titolare autonomo per i dati di chi richiede una demo o assistenza, e per i dati tecnici minimi necessari a far funzionare e mettere in sicurezza il servizio.
3. Quali dati trattiamo
Account degli operatori
Nome, indirizzo email, ruolo, permessi e locale di appartenenza, password (conservata solo come hash, mai in chiaro) oppure PIN di accesso rapido. Gli account non sono auto-registrabili: li crea il titolare del locale per i propri collaboratori. Se accedi con Google, riceviamo da Google solo l'email verificata e il nome, e solo per riconoscere un account che esiste già.
Dati del servizio
Quello che si produce lavorando: ordini e comande, conti e pagamenti, documenti fiscali emessi (scontrini, fatture), turni e coperti, magazzino e fornitori, prima nota. Ogni operazione riporta chi l'ha fatta e quando: è ciò che permette al titolare di ricostruire una serata e di rispondere a un controllo.
Clienti del locale
Se il locale usa le funzioni di prenotazione, asporto, fatturazione o marketing, il servizio tratta anche i dati dei suoi clienti: nome, telefono, email, indirizzo, dati di fatturazione (ragione sociale, P. IVA, codice destinatario o PEC), prenotazioni e storico degli ordini, consensi raccolti, coupon e messaggi inviati. Quei dati appartengono al locale, che ne è titolare: noi li custodiamo per suo conto.
Telefonate e messaggi
Se il locale collega il proprio centralino, il servizio registra il registro delle chiamate (numero, data, ora, durata, esito) per far comparire il nome di chi chiama e per ritrovare una prenotazione presa al telefono. Se attiva il bot telefonico, la conversazione viene trascritta per creare la prenotazione o l'ordine. Se attiva WhatsApp, i messaggi scambiati col cliente passano dalla piattaforma WhatsApp Business di Meta e restano consultabili nel gestionale.
Foto
Le foto dei piatti caricate per il menu digitale e per le schermate di vendita. Sono immagini di prodotti, non di persone.
Dati tecnici
Indirizzo IP, data e ora delle richieste, versione dell'app e tipo di dispositivo, esito dei tentativi di accesso, stato delle stampanti e delle postazioni. Servono a far funzionare il servizio, a difenderlo da abusi e a capire cosa è andato storto quando qualcosa non funziona.
4. Permessi dell'app Android
Questi sono i permessi che l'app dichiara, e a cosa servono davvero:
| Permesso | A cosa serve |
|---|---|
| Internet, stato della rete | Parlare col server del locale e con le stampanti sulla rete locale. |
Microfono (RECORD_AUDIO) | Solo se il locale accende la comanda vocale, che nasce spenta: serve a dettare i piatti invece di scriverli. L'audio viene trascritto e non conservato come registrazione. |
Bluetooth (BLUETOOTH_CONNECT), impostazioni audio | Usare il microfono di una cuffietta Bluetooth col palmare, sempre per la comanda vocale. |
| Servizio in primo piano (dati e microfono) | Restare collegati mentre l'app è in secondo piano: altrimenti le comande resterebbero in coda sul server e il telefono del locale squillerebbe solo con lo schermo acceso. È il servizio che mostra la notifica fissa. |
| Notifiche, schermo sveglio, notifica a schermo intero | Avvisare di una chiamata in arrivo o di una stampa non riuscita, e tenere acceso lo schermo della cassa durante il servizio. |
| Installazione di pacchetti | Dichiarato solo nella versione scaricata dal sito del servizio, che si aggiorna da sé. La versione pubblicata sul Play Store non lo dichiara: lì gli aggiornamenti li fa lo store. |
5. Perché li trattiamo
- Per far funzionare il servizio che il locale ha scelto di usare (esecuzione del contratto, art. 6.1.b GDPR).
- Per obblighi di legge: i documenti fiscali e i corrispettivi vanno conservati e trasmessi come prevede la normativa (art. 6.1.c).
- Per legittimo interesse, nostro e del locale: sicurezza del servizio, prevenzione degli abusi, diagnosi dei guasti, conservazione dei log tecnici (art. 6.1.f).
- Su consenso, quando il locale raccoglie contatti per comunicazioni commerciali: il consenso lo raccoglie il locale e resta registrato nel gestionale, con data e canale (art. 6.1.a).
6. A chi vengono comunicati
I dati non vengono venduti né ceduti. Sono trattati da fornitori che lavorano per noi o per il locale, ciascuno solo per la parte che gli compete:
| Fornitore | Per cosa |
|---|---|
| Oracle Cloud | I server che ospitano il servizio. |
| Solo se scegli di accedere col tuo account Google. | |
| Meta Platforms Ireland | Solo se il locale attiva WhatsApp: i messaggi passano da WhatsApp Business. |
| Sistema di Interscambio (Agenzia delle Entrate) | Le fatture elettroniche, quando il locale le emette. |
| Fornitori di telefonia e assistente vocale | Solo se il locale attiva il centralino o il bot telefonico. |
| Gestionale alberghiero collegato | Solo se il locale addebita i conti sulle camere di un hotel. |
Quando un fornitore tratta dati fuori dallo Spazio economico europeo, il trasferimento avviene sulla base delle clausole contrattuali standard della Commissione europea.
7. Dove stanno e per quanto
I dati stanno su server in Italia, in data center di Oracle Cloud nella regione di Milano. I backup restano anch'essi in Italia.
- Dati di servizio e documenti fiscali: per il tempo in cui il locale usa il servizio, e comunque per i termini che la legge impone alle scritture contabili (di norma dieci anni).
- Anagrafiche e consensi: finché il locale li mantiene, o fino alla revoca del consenso.
- Registro chiamate e messaggi: finché servono all'operatività del locale.
- Log tecnici: alcune settimane, poi vengono ruotati e cancellati.
Alla cessazione del rapporto, il locale può chiedere l'esportazione dei propri dati; dopo la restituzione, i dati vengono cancellati dai nostri sistemi entro i termini concordati.
8. I tuoi diritti
Puoi chiedere l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione o l'opposizione al trattamento, e la portabilità (artt. 15-22 GDPR). Se i dati riguardano il lavoro che svolgi in un locale, o il rapporto che hai con quel locale come cliente, la richiesta va rivolta al locale, che ne è titolare: noi lo assistiamo nel darti risposta. Hai inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
9. Cancellazione account e dati
La procedura, con i tempi e cosa viene cancellato, sta nella pagina dedicata: Cancellazione dell'account e dei dati.
10. Sicurezza
Tutte le comunicazioni viaggiano cifrate (HTTPS/TLS). Le password sono conservate solo come hash. L'accesso ai dati di un locale è possibile solo agli utenti che quel locale ha creato, con i permessi che ha assegnato, e ogni locale ha il proprio spazio separato nel database. I dispositivi che lavorano senza rete conservano in locale, in forma protetta, quanto serve a continuare il servizio durante un'interruzione di linea.
11. Minori
easyRisto è uno strumento di lavoro e non è destinato a minori di 18 anni.
12. Modifiche a questa informativa
Se cambiamo qualcosa di sostanziale, aggiorniamo questa pagina e la data in cima. Le modifiche rilevanti vengono comunicate ai locali che usano il servizio.